ИИ-ассистент по файлам из Dropbox: знания обновляются сами
Если прайс-листы, правила и материалы курса уже лежат в Dropbox, не нужно загружать их в ИИ-ассистента, а потом помнить о том, чтобы загрузить заново после каждого изменения. Подключите папку один раз. Дальше, когда файл меняется в Dropbox, ассистент знает новую версию через несколько минут, а новый файл, положенный в папку, добавляется сам.
В этом руководстве: как подключить Dropbox к базе знаний AOVA, какие файлы читаются, что происходит с записями и что бывает, когда файл изменился или исчез. Это займёт около пяти минут, и AOVA запрашивает у Dropbox доступ только на чтение: ваши файлы никогда не меняются, не перемещаются и не удаляются.
Кому это нужно
- Магазину или сервису, у которого прайс-лист — таблица в Dropbox, и она меняется каждый месяц.
- Коучу, консультанту или автору курса с папкой раздаток, рабочих листов и записей занятий.
- Небольшой команде, которая хранит правила и инструкции в общем Dropbox и хочет один источник правды, а не копию внутри ассистента, которая постепенно устаревает.
Если сегодня вы загружаете файлы вручную, для них ничего не меняется. Подключённые папки просто появятся рядом с ними в той же базе знаний.
Как это работает
- Вы подключаете к базе знаний одну или несколько папок Dropbox.
- AOVA читает документы в них, и ассистент начинает отвечать по ним во всех ваших каналах: в чате на сайте, в Telegram, WhatsApp или через API.
- Dropbox сообщает AOVA о каждом изменении в этих папках. Изменённые файлы читаются заново, новые добавляются, удалённые перестают использоваться.
Тот же ассистент может отвечать и по файлам, загруженным напрямую, по вашему сайту и по записям. Dropbox — ещё один источник, а не отдельный ассистент.
Шаг 1. Подключите Dropbox
Откройте Знания в левой панели, выберите базу знаний и нажмите Добавить знания → Dropbox.
В первый раз нажмите Подключить Dropbox. Dropbox откроется в новом окне: войдите и нажмите Разрешить. Если окно не появилось, его заблокировал браузер — нажмите Продолжить в этой вкладке.
Dropbox покажет, что именно просит AOVA: разрешение читать файлы. AOVA не может ничего записать, переместить или удалить и читает только папки, которые вы выберете на следующем шаге.
Шаг 2. Выберите папки
Отметьте папки (или отдельные файлы), которые должен знать ассистент. Откройте папку, чтобы посмотреть, что внутри; отмеченная папка включает всё содержимое, вместе с вложенными папками.
Несколько вещей, которые сильнее всего влияют на качество ответов:
- Подключайте папку с финальными версиями, а не с черновиками. Ассистент не отличит черновой прайс от настоящего.
- Одна тема — одна папка, где это возможно: «Прайс-листы», «Правила», «Курс 1». Каждая подключённая папка становится отдельной папкой в базе знаний, и растущую библиотеку легко читать.
- Не берите фото и макеты. Картинки, архивы и файлы Pages/Keynote всё равно пропускаются (отмечаются как Не поддерживается), но папка, полная таких файлов, захламляет список.
Нажмите Далее.
Шаг 3. Метаданные по умолчанию и готово
На шаге Настройки можно задать метаданные по умолчанию для файлов этой папки: описание или кнопки под ответами ассистента (например «Записаться» со ссылкой на вашу запись). Каждый новый файл, попавший в папку, получит их автоматически, а любой отдельный файл можно изменить потом. Шаг необязательный; большинство пропускает его в первый раз.
Нажмите Добавить в базу знаний.
Каждая подключённая папка появится в базе знаний со значком облака. Отдельные файлы попадут в ещё одну папку — Файлы Dropbox. Документы (PDF, Word, Excel, CSV, текст, Markdown, веб-страницы до 50 МБ) читаются сразу и получают статус Ассистент знает, как только готовы — обычно через минуту-две.
Шаг 4. Задайте вопрос
Откройте Проверить базу справа. Спрашивайте так, как спросил бы клиент: «Сколько стоит доставка в Казань?», а не «политика ценообразования доставки». Если ответ неверный или размытый, причина почти всегда в самом файле: нет нужной строки, устарела цифра, цена спрятана в длинном абзаце. Исправьте в Dropbox — и через несколько минут у ассистента новая версия.
Записи: сначала ваше подтверждение
Аудио и видео в подключённой папке (MP3, M4A, WAV, MP4 и другие, до 1 ГБ / 4 часов) не расшифровываются автоматически, потому что расшифровка стоит кредитов (8,8 кредита за минуту). Они попадают в список со статусом Ждёт подтверждения, с длительностью и стоимостью, и ничего не списывается, пока вы не решите.
Откройте папку и нажмите Расшифровать или Пропустить у отдельного файла — либо нажмите Посмотреть в баннере, чтобы увидеть все ожидающие записи с длительностью, кредитами, общей суммой и вашим балансом, и расшифруйте нужные.
Пропущенный файл остаётся в списке и не предлагается снова, пока не изменится. Если расшифрованная запись изменилась в Dropbox, она помечается Обновление ждёт подтверждения, и пока вы не подтвердите, отвечает текущая расшифровка. За одну и ту же запись дважды не списывается.
Когда файлы меняются, переезжают или исчезают
Именно это экономит больше всего времени, поэтому стоит знать точно, что происходит:
| В Dropbox вы… | В AOVA… |
|---|---|
| Изменили файл | Он читается заново; через несколько минут ассистент отвечает по новой версии. |
| Положили файл в папку | Он добавляется с метаданными папки по умолчанию. |
| Переименовали или переместили файл внутри папки | Он сохраняет метаданные и расшифровку. |
| Удалили файл или вынесли его из папки | Он помечается Удалён в Dropbox. Ассистент сразу перестаёт его использовать. |
| Вернули файл в течение 30 дней | Всё возвращается само: метаданные, расшифровка, без новой оплаты расшифровки. |
Удалённый файл хранится 30 дней как страховка, затем удаляется окончательно. Удалить сейчас в меню файла удаляет его раньше.
Содержимое подключённого файла нельзя менять или заменять внутри AOVA — источник правды Dropbox, меняйте там. Метаданные редактируются в AOVA как обычно (Подробности и ссылки в меню файла).
Управление подключённой папкой
Откройте папку — там есть:
- Синхронизировать: прочитать папку заново прямо сейчас. Обычно изменения и так приходят за минуты, а раз в день каждая подключённая папка проверяется полностью.
- Настройки: метаданные папки по умолчанию. Файлы, которые вы правили вручную, сохранят свои.
- ⋯ → Убрать подключённую папку: её файлы уходят из базы знаний. Dropbox не затрагивается, папку можно подключить снова.
- ⋯ → Отключить Dropbox…: AOVA перестаёт читать ваш аккаунт совсем. Выберите Оставить добавленные знания (файлы останутся как есть и перестанут обновляться) или Удалить их.
Если Dropbox перестал принимать доступ AOVA — например, после смены пароля Dropbox, — папка показывает Нужно переподключить. Ничего не удаляется: нажмите Переподключить, и синхронизация продолжится.
Сколько это стоит
Подключение Dropbox входит во все тарифы, чтение документов кредитов не стоит. Каждый файл занимает одну страницу из лимита тарифа — те же страницы, что и подключённые сайты: Free 20, Pro 500, Business 5 000, Enterprise 20 000. Файлы сверх лимита отмечаются Сверх лимита тарифа и добавляются, как только появляется место.
Записи стоят кредитов только после вашего подтверждения: 8,8 кредита за минуту аудио, то есть часовой вебинар — около 528 кредитов. Ответы по расшифровке потом стоят столько же, сколько ответы по любому документу. Тарифы — на странице цен.
Частые вопросы
Может ли AOVA изменить или удалить мои файлы в Dropbox? Нет. AOVA запрашивает у Dropbox доступ только на чтение и читает только отмеченные папки. Разрешение видно и отзывается в любой момент в вашем аккаунте Dropbox, в разделе подключённых приложений.
Ассистент отвечает по всему моему Dropbox? Только по выбранным папкам и файлам. Всё остальное в аккаунте для него невидимо.
Как быстро появляются изменения? Обычно через несколько минут после сохранения файла в Dropbox. Нажмите Синхронизировать, если не хотите ждать.
Можно подключить общую папку? Да, любую папку, которую вы видите в своём Dropbox, включая папки, которыми с вами поделились. Изменения любого участника подхватываются так же.
А Google Drive? Dropbox — первое облако, за которым следит AOVA. Пока других облаков нет, файлы можно загружать напрямую или добавить сайт.
Полный справочник: Знания из Dropbox.